A contabilidade como prova em processos administrativos fiscais

A defesa de um contribuinte autuado em processos administrativos na área tributária, dependerá muito da qualidade das provas contábeis que possa apresentar como contestação ao que estiver sendo julgado.

1 – Introdução

Em todo processo administrativo fiscal, existem três verdades que são apresentadas:

A verdade descrita pelo Acusador, geralmente um Auditor Fiscal, descrita no lançamento, notificação e/ou auto, com provas;

A verdade descrita pela Defesa do Contribuinte, com provas;

A verdade do Julgador, normalmente gerada por suas convicções adquiridas na análise das provas apresentadas pelas partes;

Portanto, fica evidenciada a importância de apresentação de provas fortes e irrefutáveis para que haja a maior probabilidade possível de êxito em extinguir o processo ou minimizar os eventuais efeitos de uma decisão desfavorável.

Ao documentar de forma adequada, o contribuinte demonstra sua boa fé e revela transparência no trato com o julgador, para que a verdade final prevaleça.

2 – Provas do Contribuinte

Em qualquer processo administrativo fiscal, a prova deve ser produzida, de forma criteriosa, pelo Contribuinte notificado ou autuado.

Através da prova, o julgador formará sua convicção – a favor ou contra – sobre a situação do Contribuinte.

Quem alega e não prova, invalida seus argumentos que não serão acolhidos por não estarem devidamente comprovados. Não provar e apenas argumentar é apresentar uma alegação vazia, sem elementos objetivos que possam conduzir a verdade na análise do julgador.

A prova nada mais é do que a apresentação de documentação hábil, aceita pelo Fisco, que comprova o lançamento contábil quanto a legalidade e licitude das origens e destinos dos recursos movimentados.

3 – Momento da coleta das provas

A administração da maioria das empresas de pequeno e médio porte pouca importância dá a documentação de sua movimentação financeira.

A regra geral é a informalidade, pretensamente considerada como desburocrática e simplificadora de processos. Ledo engano.

Na verdade, é preciso ter um mínimo de formalização, não só para fazer prova futura para fiscalizações, mas também para o controle interno, prevenindo fraudes e desvios, evidenciando desajustes e necessidade de correção de rumos empresariais.

Assim, recomenda-se que toda e qualquer movimentação financeira não tenha só a cópia do cheque ou da ordem de pagamento bancária, mas também o documento que identifique de forma irrefutável o tipo de operação realizada, de quem veio e para quem foi o destino dos recursos, a data e o responsável interno pela autorização da movimentação interna.

Com a coleta de documentos hábeis e idôneos no ato da movimentação financeira, e o seu respectivo registro contábil, as provas ficam para a posteridade e poderão ser apresentadas a qualquer tempo, não expondo o Contribuinte a fragilidades para descrever sua verdade dos fatos, quando solicitado.

4 – Tipos de prova documental

O contribuinte precisa manter a guarda da documentação sobre seus recebimentos e pagamentos por menos cinco anos, que é o prazo de prescrição fiscal.

Se pessoa física, deve manter por esse período, uma pasta separada para cada ano de declaração anual de ajuste, onde juntará:

Informes de rendimentos das fontes pagadoras;

Documentos das deduções com previdência social pública e/ou privada;

Comprovantes do Livro Caixa de autônomos;

Notas Fiscais de deduções de despesas de instrução;

Recibos de Autonomos e Notas Fiscais de Serviço de Médicos, Dentistas, Clinicas, Hospitais, Boletos pagos de Planos de Saúde e todos os demais comprovantes com despesas médicas dedutíveis.

Comprovação de pagamento de pensão alimentícia, inclusive com cópia da decisão judicial.

Se pessoa jurídica, sua administração deverá enviar no mês seguinte ao seu Contador de confiança, a documentação, comprovando origem e destino de todas as movimentações financeiras de recebimentos e pagamentos do mês anterior.

Caberá ao Contador, o registro técnico das transações efetuadas e a organização de arquivo adequado para exibição das provas, quando solicitado.

5 – Cuidados especiais com provas documentais

As pessoas físicas devem cuidar para não guardar e depois apresentar documentos inidôneos, como: pedidos de compra, ordens de compra, orçamentos, e-mails sem validade fiscal, bilhetes, notas de venda (não fiscais) e outros comprovantes sem qualquer validade fiscal.

Toda compra de bens e serviços deve ser respaldada pela emissão de uma Recibo de Pagamento a Autonomo – RPA(no caso de fornecedor pessoa física) ou de uma Nota Fiscal de Venda ou Nota Fiscal de Prestação de Serviços (no caso de fornecedor pessoa jurídica). Nesses documentos fiscais deverá estar claramente identificado o comprador do produto ou tomador do serviço, com o respectivo nome completo e o CPF do contribuinte.

As pessoas jurídicas devem ter os mesmos cuidados, ressalvando-se que caberá ao Contador de sua confiança, validar os documentos apresentados como prova da movimentação financeira, bem como orientar a forma de coleta de comprovantes fiscalmente hábeis e que possam ser aceitos plenamente como prova válida. Recomenda-se manter sempre atualizado um Manual de Instruções de Procedimentos para Coleta de Documentos Contábeis, para melhor entendimento do Contribuinte.

6 – Conclusões e Recomendações Finais

Não é uma tarefa fácil convencer o Fiscal de não autuar. Menos fácil ainda depois o Julgador reverter a autuação em favor do Contribuinte.

O contribuinte como pessoa física ou como entidade jurídica, precisa organizar seu processo de coletar documentação idônea e válida fiscalmente, para demonstrar sua lisura e transparência na sua movimentação financeira.

É preciso ter consciência de que é absolutamente necessário adotar  procedimentos menos informais no ato de aquisição de bens e serviços e, que é imprescindível pedir sempre o documento fiscal ao fornecedor de produtos ou ao prestador de serviços.

O documento comprobatório da transação deve ser cuidadosamente registrado, guardado e preservado para que possa estar intacto e apto a servir de prova, quando for necessária a sua utilização como meio de exibir a verdade e pedir justiça.

Pequenas preocupações rotineiras demandarão pouco tempo e poderão evitar grandes prejuízos e considerável perda de tempo no futuro.

Muito importante ter o Contador como principal aliado nessa mudança de cultura

Consultá-lo regularmente, pedindo que envie rotineiramente instruções escritas sobre como proceder em cada tipo de situação, prevenirá e minimizará as consequências do natural desconforto de qualquer notificação ou visita do Fisco.

Não se deixe iludir por falsos desburocratizadores. Formalize suas transações, documentando todas as suas transações.

Você verá que a relação custo-benefício dessa forma de gestão, lhe trará muitas vantagens futuras.