A partir de 1º de janeiro de 2018 o eSocial, sistema usado pelos empregadores domésticos, enviado junto ao uso do certificado digital, também se tornou obrigatório para companhias com faturamento acima de R$ 78 milhões. E, até julho de 2018, todas as outras empresas também o utilizarão, inclusive MEIs (Micro Empreendedores Individuais). Para empresas do Lucro Presumido e Lucro Real o novo prazo é até 31 de Agosto de 2018 e para as demais empresas é até 30 de Novembro de 2018.
O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, um ambiente que faz parte do SPED (Sistema de Escrituração Pública Digital). Mas como funciona essa ferramenta?
Em primeiro lugar, sua transmissão só será possível com a utilização de um Certificado Digital. Sua empresa está preparada para essa mudança?
Conheça tudo o que muda com o eSocial e a importância de se ter um certificado digital:
O eSocial traz mais facilidade
A utilização do eSocial vai simplificar a forma como os empregadores comunicam informações relativas às áreas trabalhista, fiscal e previdenciária dos trabalhadores. Ele unificou o preenchimento e entrega de formulários e declarações que antes eram enviados separados para cada órgão.
Vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) FGTS, entre outros dados importantes, serão transmitidos pelo sistema. As modificações aprovadas na última reforma trabalhista também já estão na plataforma.
A data de pagamento dos tributos e a quantidade de boletos continuam as mesmas. Mas, no futuro, os planos da Receita Federal são de unificar todos os impostos em apenas um boleto, como já acontece hoje para quem é empregador doméstico e para as empresas do Simples Nacional.
O eSocial Empresas também vai unificar a prestação de contas. Confira abaixo quais sistemas de informação do Governo Federal que serão substituídos:
DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
CD – Comunicação de Dispensa
CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
GPS – Guia da Previdência Social
GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
LRE – Livro de Registro de Empregados
MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
QHT – Quadro de Horário de Trabalho RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
O uso do Certificado Digital para o envio do eSocial
Agora que você já está a par das principais novidades do eSocial e da sua relação com o SPED, está na hora de focar em uma informação importante.
Perceba que, desde o acesso ao ambiente, até o envio de informações e assinatura de documentos só são possíveis com o uso de um certificado digital.
Como o eSocial faz parte do SPED, que requer a utilização de um certificado digital, seria natural que o novo módulo unificador também o exigisse. A certificação garante autenticidade jurídica. Se você já usa o certificado digital para outras finalidades, pode aproveitá-lo.
A assinatura registrada através do certificado digital tem valor judicial, dando assim a segurança que os documentos e decorrentes ações do ambiente virtual necessitam.
Ao transmitir as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, é importante sua autenticação digital, pois estas servirão tanto para as fiscalizações de praxe como também será base de informações em eventuais ações previdenciárias e trabalhistas.
Obter um certificado digital torna-se um investimento, tendo em vista que em 2018 será a única forma de envio das obrigações pelas empresas, se comparado aos custos anteriores com cartórios, funcionários e tempo, considera-se que ocorrerá uma redução nos custos, especialmente quando analisarmos a agilidade e praticidade que irá promover.
Sua empresa ainda não tem certificado digital. E agora?
Calma, não é motivo para desespero. Em primeiro lugar, saiba que é possível comprá-lo de em uma entidade certificadora conveniada à Receita Federal – e existem várias confiáveis no mercado. A compra é iniciada pela internet e concluída na agência da certificadora, onde é realizada sua validação.
Dos diversos tipos de certificados digitais, dois, em especial, podem ser utilizados para esse objetivo:
- Tipo A1: É gerado e armazenado no computador do titular, dispensando o uso de cartões inteligentes ou tokens. Tem validade de 1 ano.
- Tipo A3: é igual ao A1, mas fica disponível em token ou cartão. Tem validade de 3 anos.
A Romanini Contabilidade aconselha o uso do certificado A1, por questão de praticidade, menos risco de extravio e a facilidade de uso e instalação.
As empresas que já emitem a NFe com certificado digital, possuem o padrão ICP-Brasil e poderão usá-lo no SPED.
Sempre que a empresa fizer uma emissão, alteração ou mesmo o cancelamento de uma Nota Fiscal eletrônica (NFe) essa transação deve ter a autorização da secretaria da fazenda.
Assim como deve-se escriturar no sistema SPED e arquivar por um período de cinco anos. Isso é necessário sempre que solicitado para disponibilizá-las numa eventual fiscalização.
Quem envia o eSocial?
O eSocial vai trazer grandes mudanças nas rotinas administrativa e fiscal de todas as empresas do Brasil – não importa o tamanho. Mas muitas ainda estão em dúvida sobre qual departamento deve realizar o envio das informações: os setores Fiscal, de Recursos Humanos ou o contador? A resposta dessa pergunta não é fácil e vai depender muito da divisão interna das tarefas.
O eSocial pode até parecer complicado, mas chegou para unificar e agilizar o envio de todas as obrigações. Comece analisando riscos, revisando processos e definindo um plano de ações. Adequar sua base de dados para as novas exigências e evitar divergências com o cadastro da base do governo também são pontos importantes.
Agora que você já sabe o que é necessário para deixar sua empresa preparada para o eSocial, saiba que o uso da tecnologia de ponta é essencial para estar em dia com o Fisco. Adotar uma solução especializada que cuide de todos os processos relacionados a documentos fiscais trará muito mais tranquilidade para cuidar de assuntos importantes como o SPED e seus novos módulos.
Fonte: https://arquivei.com.br/blog/esocial-certificado-digital/